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内定出し・内定後フォロー

1.採用内定後の諸手続き

選考の実施から入社までの流れ

選考
 

採否決定
  • 不合格者への対応
  • ・受け取る側への配慮を忘れない
  • ・通知はなるべく迅速に
  • ・応募書類の扱いは最後まで慎重に

採用通知
  • 採用決定と同時に連絡する

内定電話連絡
  • 文書による合格通知で安心させ、新しい仕事へ向かう心がまえを促す
  • 基本的な確認事項を知らせる

入社準備
  • 人材を雇用する際の労働法上の規定を遵守する
  • 採用とともに会社が備えつけなければならない書類を完備する
  • 採用決定とともに必要書類を提出してもらう
  • 健康診断の実施

採用通知書

通知
  • 書類審査、面接等の選考を行い、最終的に採用することが決定したら、その旨を応募者に通知します。
留意点
  • 応募者は採用選考の結果を気にしているので、採用決定の連絡は可能な限り早いほうがよいでしょう。ほとんどの応募者は併願していると思われるので、通知が遅れると他社に入社を決められてしまうことも考えられます。採用を決定したら、とりあえずは急ぎ電話・メールで連絡し、その後直ちに採用通知書を郵送することが望ましいでしょう。
Point
◆採用決定・不採用の通知は迅速に!
採用・不採用にかかわらず、内定の連絡はできるだけ早く行うようにします。可能なら内定を「いつまでに」出す予定でいるかを伝えておくと、応募者の精神的な負担が軽減され、会社に対する信頼が高まります。
◆内定出しの前には十分な入社意思確認を!
若年求職者の傾向として、内定を取るまでそのことに集中し、入社の意思については内定後にじっくり考え出す傾向があるようです。会社の経営層等との面談を設定し、企業理念や会社方針・事業ビジョンなどを、内定者に納得してもらえるまで説明しましょう。
◆採用通知は重みをつけて!
電話で簡単に採用を伝えるようなことは避け、再度会社に来てもらって直接採用意思を伝えたり、『内定通知書』を送付したりすることが若年者の気持ちを高めることにつながります。

2.採用決定後のフォローアップ

フォローアップの方法

実施の意味
  • 採用決定者の中には、就職・転職の意思決定後も、入社までの様々な場面で何度か自分の判断について考えてみる人は多く、また実際に会社へ退職意思を伝えてから遺留される人もいます。さらに初めての転職であった場合には、手続きなどでも分からないことが多く、悩んだり、不安になることもあります。
    採用決定者を確実に入社させるためには、十分なフォローアップとケアが必要です。その対応いかんによって、採用決定者の入社率も大いに左右されます。
方法
  • 採用決定後もこまめに連絡を取り、「退職の手続きの状況はどうか」「何か困ったことはないか」「入社を心待ちにしている」というような配慮と採用の熱意を伝えましょう。
    またその際には、応募の秘密が勤務先に漏れないよう細心の注意を払ってあげることも重要です。よって「先方の会社が終業してから」あるいは「休日に行う」等、連絡する時間にも配慮することが望ましいでしょう。

採用内定者をケアし、入社の意思決定をしてもらう工夫

Key Point
  • 内定者のスケジュールを優先し、入社までの日程を調整・提示しましょう。
  • 配属予定職場の社員や希望する職務についている先輩社員、社内の同期社員との懇談会等を開いてあげるなど、職場の雰囲気を知ってもらいましょう。
  • 展示会などのイベントや社内行事(クリスマスパーティー、花見など)に招き、自社の事業や雰囲気に馴染んでもらうよう心がけましょう。
  • 社内報等の送付によって、会社への理解を深めてもらいましょう。
  • 入社までの間、電話やメール、面談等で密に連絡を取り、相談事や悩みを聞いてあげたり、入社してほしい意思を熱意を持って伝えましょう。
求職者は企業のここを見ている
ジョブカフェちば 求職者アンケートより(複数回答分)

ジョブカフェちばにくる求職者は入社決定前に次のような点に不安を持っているようです。

企業理念がはっきりしている
面接のときに聞けなかった条件について確認できないでいる不安
内定をもらう前に労働条件などを聞くと内定をもらえないのではないかと心配し、素直に聞けないでいるので、会社側から率直かつ積極的に条件面を開示するほうがよいでしょう。
しっかりとしたHPがある
本当にその会社でやっていけるのか?長く続けられるのか?という不安
特に中途採用者は、職場の雰囲気・環境、過剰勤務がないかという点を気にします。自分が目指すキャリアを持つ社長、社員がいるとイメージが湧き、入社動機につながるようです。
しっかりとしたHPがある
自分の希望する職種なのかどうか?という不安
求職者の希望する職種とのイメージが重ねられるよう、採用の段階で希望する人材を明確にしておくことの重要性がこの段階でも活きてきます。
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