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採用支援

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1.書類選考

「書類選考」は、本来大量の応募者が予測される場合に有効です。採用に必要な要件を満たしているかの確認や面接を補完するものとして有効です。

■応募書類

ココがキーポイント □履歴書(写真貼付) □志望動機書 □職務経歴書 □業務経歴書
□その他(作品、小論文、作文など) □自社専用の応募用紙

主な応募書類には、上記のようなものがあります。一般的には「履歴書」と「職務経歴書」の提出を求めるケースが多いようです。
そのほか「志望動機書」や「作文」を求めたり、募集職種によってはその能力・技量を見るために別途「作品」の提出を求めるケースなどもあります。また、幹部候補・営業職・研究開発職・技術職(エンジニア)・専門職など、その専門的な知識や保有資格、経験などが特に重視される場合には、「業務経歴書」として職務分野のキャリアに絞って詳しく書いてもらうこともあります。
書式には「市販品」「書式自由」「自社専用の応募用紙」(ホームページからのダウンロード可能)があります。

■受付方法

ココがキーポイント □郵送 □転職サイトからのエントリー
□FAX □直接持参 □Eメール

Eメールによる受付の場合は、通常業務の連絡メールに混じって見落としがあるといけないので、採用専用のEメールアドレスを用意します。
最近は自社のホームページや転職サイトを使ったネット採用も一般化してきています。転職サイトの場合、サイト上から直接履歴書や職務経歴書に当たる「エントリーフォーム」に記入し応募してもらうという流れも増えています。

■チェックポイント

表現力や文字の丁寧さ、写真の印象、意欲の高さなど基本的な事項をチェック
「募集条件」を満たしているか(合致していなくてもそれを補う能力や経歴、可能性を感じるか)
次の選考過程(筆記試験や面接)で、もっとこの人物の人柄や能力・経歴について詳しく知りたいと思えるか など

■実施上の留意点

募集広告の段階で、できる限り「選考基準」について明示しておく
応募書類は応募者に返却することが望ましい(返却しない場合は、予め募集時に、応募書類は返却しない旨を記しておくようにする。返却しない場合は責任を持って破棄する。)
書類選考の結果は応募締切から3~4日のうち(遅くても1週間以内)に連絡する
書類選考の結果は合格・不合格の如何に関わらず、応募者全員に速やかに連絡する
書類選考の合格者に対しては、次の選考試験の案内(日時、場所、アクセス方法、訪問部署、担当者名、連絡先および緊急時の連絡先、当日持参するもの)を、口頭ではなく文書で通知する

2.筆記試験

■自社PRまたは会社説明ツールの用意

書類選考や面接だけでは判断が難しい具体的・専門的な「実務遂行能力」については、筆記試験を行ない、基礎学力、一般常識・教養・専門知識の有無や、文章表現力(小論文・作文)などを確かめます。特に、職務別試験は高度な専門知職採用には有効と言えるでしょう。
中堅・中小企業では、「どういう試験を行えばいいか分からない」「問題の作成、採点を適切に行える人物が社内にいない」「準備に手間がかかる」等の理由から、筆記試験を省略している場合もあるようですが、応募者の質を客観的に判断し、自社とのベストマッチングを図るためにも、できるだけ実施するとよいでしょう。

■筆記試験の種類

一般常識試験 基礎学力、一般教養、時事問題に対する知識水準を測ります。 筆記試験の主流で、社会人として必要な知識水準を考査します。政治・経済・国際・文化・社会などの知識と英語や漢字の読み書きまで、幅広く問います。
市販のものや、「公務員試験」「行政書士試験」などで使われる参考書やテキストも参考になります。
専門知識試験 どの程度の専門的な知識があるのかを測ります。 職種に関する資格試験問題、社内の昇進・昇格試験問題、外部の教育専門機関の問題、ビジネスキャリア試験などの問題を使います。
適性検査 募集する職種に必要なスキル、職務・業務への適性・遂行能力および、興味、性格的な適応性を測ります。 応募者が持つ内面的な能力や性格を科学的・客観的に把握しながら、面接を通して採用後の配属部署を決めるときの基礎資料とされます。
中でも「SPI検査」は能力適性テストと性格適性テストをひとつに組み込んだもので、総合検査の中では最も有名で、多くの企業で実施されています。
論作文 知識レベルのほか様々な能力側面、文章表現力や構成力、思考力や独創性、論理性を測ります。 出題の意図をよくつかんだうえで、自分の考えを正しく、簡潔明瞭な文章で伝えられるかを見ます。
特定のテーマからそれに対する意見を求めたり、文章を読んでその内容に関する設問の解答を求めます。
POINT!
◆書類選考、筆記試験の結果連絡は3~4日以内に!
最近の若者はメールでのコミュニケーションに慣れています。そのため結果がすぐに返ってくることを期待します。連絡が遅いことは、それだけで会社に対する不信感や不安、意欲低下につながります。書類選考や筆記試験の結果は合否に関わらず、応募締切りから遅くても1週間以内に連絡しましょう。
◆筆記試験を実施するときは目的を明確に!
適切な試験結果を得るためにも、筆記試験をなぜやるのか、どこを見たいと思って実施するのか、その目的と選定基準を明確に伝えます。