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応募者受付・問合せ対応

1.応募受付の流れ

1.ツール準備
  • 自社PR・会社説明ツールの用意
  • 連絡・通知のためのツールの用意

2.担当者の設置・社内広報
  • 応対担当者を選定する
  • 社内に対し採用活動の開始、担当者、電話番号を広報する

3.電話や書類応募への対応
  • 応募受付表の作成
  • 受け付けて順、応対内容のマニュアルを作成(A4一枚にまとめたもの)

4.応募者への連絡
  • 連絡は迅速に
  • 企業から応募者への連絡は個人名で

2.ツールの準備

自社PRまたは会社説明ツールの用意

自社に関する情報をきめ細かく伝えるツール類は、ぜひ準備しておきたいものです。

連絡・通知のためのツールの用意

3.担当者の設置・社内広報

応対担当者を選定する

専任・兼任であれ、募集の流れを把握している応対担当者を決めておくことで、応募者のたらい回しや、説明不足を防止します。

採用活動の開始、担当者、専用電話番号、専用eメールアドレスを社内広報する

応募者からの信頼を高めるために、社内に「採用活動を行っていること」や「応募受付専用電話番号・担当者名・専用eメールアドレス」を広報し、問い合わせに対応できる態勢を整えることが重要です。また担当者だけでなく応募取次ぎの一般社員の態度も「懇切・丁寧」を心がけるよう徹底したいものです。

4.電話や書類応募への対応

応募受付専用電話番号・eメールアドレスの告知

応募受付専用の電話番号・eメールアドレス・担当者を告知し、確実に担当者に問い合わせがくるようにします。

応募者受付表を作る

応募の受付を行った日時、応募者プロフィール、連絡処理事項などが記入できる一覧表を作成し、受付ミスや応募者への連絡漏れをなくしましょう。

受付手順、応対内容のマニュアルを作成する

準備の行き届いた応対は応募者に好感を与える第一歩です。そのために事前に応募者の問い合わせにどのように答えるかのマニュアルを作成しておくと良いでしょう。マニュアルはA4一枚(多くても裏表)で作成して、社内に対応を周知徹底します。
部門ごとの専門的な質問などは、確認後こちらから連絡する旨を伝えるなどの配慮も必要です。

5.ホームページやメールでの対応

ホームページやメールを活用すれば、情報をタイムリーに発信できるとともに、双方向でのやりとりが可能となります。「ホームページで要点を絞った情報を発信し、より詳しい情報はメールで伝える。」「メールでの問い合わせの多い質問があれば、ホームページ上で“Q&A”や“よくある質問”といった形で情報発信する。」といった工夫が必要でしょう。

メールでの対応は迅速に

若年者の日常でのメールのやりとりは「受け取ったらすぐに返信」といっても過言ではないようです。企業に送ったメールヘの返信がすぐにないと、「届いていないのでは?」「もう落とされたのか?」と不安になったり、企業の対応の“遅さ”に心象を悪くしがちです。応募者からのメールにはその日のうちに何らかの対応を心掛けましょう。

6.応募者への連絡

連絡は迅速に

面接日程の連絡などは、可能な限り早く行いたいものです。できれば「いつまでに連絡する」だけでも伝えておくとよいでしょう。時間の経過は、応募者を不安にし、担当者や企業の誠意を疑わせることになりかねません。優秀な応募者をみすみす他社へ回してしまう結果にもつながってしまいます。

企業から応募者への連絡は個人名で

応募者の中には家族や在職中の会社に秘密にと希望する人も多いようです。時間に余裕がある場合は個人名の手紙(会社の封筒は使わず、社名は明らかにしない)で連絡を取り、電話連絡においても、個人名で行うとよいでしょう。

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